Office Coordinator

Vai trò của Office Coordinator là quản lý văn phòng Niteco một cách hiệu quả nhất, đồng thời cung cấp dịch vụ hành chính - hậu cần cho toàn bộ nhân viên. Bên cạnh đó, vị trí này còn được xem như đại sứ của công ty đối với nhân viên, ứng viên và các đối tác bên ngoài. 

MÔ TẢ CÔNG VIỆC 

1. Quản lý văn phòng 

• Đón tiếp và hỗ trợ ứng viên, khách đến công ty với thái độ thân thiện và chuyên nghiệp 
• Trả lời, chuyển hướng cuộc gọi, ghi nhận thông tin và phối hợp phản hồi khi cần thiết 
• Làm việc với ban quản lý toà nhà về các vấn đề hợp đồng, đảm bảo môi trường làm việc an toàn và lành mạnh 
• Liên hệ với nhà cung cấp để duy trì tình trạng tốt của thiết bị văn phòng và yêu cầu sửa chữa khi cần 
• Đảm bảo văn phòng luôn gọn gàng, chuyên nghiệp và đầy đủ tiện ích. 

2. Hỗ trợ nhân viên 

• Chuẩn bị các báo cáo, đề nghị thanh toán chi phí. 
• Mua sắm, quản lý kho và theo dõi việc sử dụng đồ văn phòng phẩm, đồ ăn – thức uống,... 
• Quản lý công văn, thư từ đến và đi. 
• Sắp xếp vé máy bay, khách sạn cho nhân viên và chuyên gia trong/ngoài nước khi cần. 
• Hỗ trợ thủ tục và theo dõi hồ sơ yêu cầu bảo hiểm sức khỏe Aon. 
• Chuẩn bị vật dụng cho nhân viên mới: thẻ ra vào, thẻ gửi xe, chỗ ngồi làm việc, dụng cụ cần thiết,... 
• Hỗ trợ Ban Lãnh đạo thực hiện các công việc hành chính phát sinh. 

3. Tổ chức sự kiện nội bộ 

• Phụ trách tổ chức các sự kiện quy mô nhỏ như sinh nhật tháng, kỷ niệm làm việc,... 
• Trang trí văn phòng trong các dịp đặc biệt: Tết, Giáng Sinh, lễ hội,... 
• Phối hợp cùng các phòng ban và hỗ trợ tổ chức sự kiện lớn: Kỷ niệm thành lập công ty, Summer Kick-off,... 

YÊU CẦU CÔNG VIỆC 

• Tốt nghiệp Đại học 
• Khả năng tiếng Anh tốt, cả giao tiếp và đọc hiểu 
• Kỹ năng giao tiếp xuất sắc, tinh tế và nhạy bén trong các vấn đề liên quan đến con người. 
• Sử dụng thành thạo Microsoft Office: Excel, Word, Outlook, PowerPoint. Biết sử dụng công cụ làm video/slideshow là một lợi thế 
• Làm việc có tổ chức, khoa học, khả năng quản lý đa nhiệm tốt 
• Tinh thần hợp tác, hỗ trợ và làm việc nhóm hiệu quả 
• Cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm, biết xử lý tình huống khéo léo và bảo mật thông tin 
• Nhanh nhẹn, linh hoạt, thích nghi tốt với môi trường nhiều thay đổi. 

CHẾ ĐỘ PHÚC LỢI 

• Mức lương hấp dẫn, đánh giá hiệu quả công việc hai lần một năm, có lương tháng thứ 13, thưởng hiệu suất công việc, thưởng các ngày lễ, quà sinh nhật, thưởng thâm niên từ 3 năm làm việc lên đến 1.000$; 
• Lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng với các khóa đào tạo phù hợp, hỗ trợ toàn bộ chi phí cho các kỳ thi chứng chỉ liên quan đến chuyên môn; 
• Ngoài bảo hiểm y tế bắt buộc của nhà nước, nhân viên sẽ có thêm bảo hiểm sức khỏe AON (khi lên chính thức) và  bảo hiểm tai nạn (trong thời gian thử việc); 
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, cởi mở và năng động với các đồng nghiệp đến từ nhiều quốc gia khác nhau, khuyến khích trao đổi kiến thức và hỗ trợ cùng phát triển; 
• Bộ phận quản lý  thường xuyên trao đổi, chia sẻ về chiến lược, kế hoạch phát triển của công ty và các cơ hội mới cho nhân viên; 
• Có cơ hội tham gia các hội thảo kỹ thuật toàn cầu; 
• Không gian làm việc được trang bị các thiết bị hiện đại với các phiên bản phần mềm mới nhất; 
• Nhân viên và gia đình được công ty quan tâm, chăm sóc thông qua các hoạt động của Công đoàn; 
• Hàng năm được tham gia Summer – trip tại các khu nghỉ dưỡng 5 sao; 
• Các hoạt động thể thao và văn hóa được tổ chức quanh năm để nâng cao sức khỏe thể chất, tinh thần của nhân viên, đồng thời tạo không gian gắn kết, giao lưu giữa nhân viên. 
• NICEF - quỹ từ thiện của Niteco - là nơi nhân viên tổ chức và tham gia các hoạt động thiện nguyện giúp đỡ những trường hợp kém may mắn tại Việt Nam.