Office Coordinator

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Quản lý Văn phòng:

• Đảm bảo không gian văn phòng luôn ngăn nắp, chuyên nghiệp và thân thiện. 
• Đón tiếp và hỗ trợ ứng viên, khách hàng và các đối tác. 
• Phối hợp với ban quản lý tòa nhà và các nhà cung cấp để duy trì môi trường làm việc an toàn, hiệu quả. 
• Quản lý các thiết bị văn phòng và sắp xếp bảo trì khi cần thiết. 

Hỗ trợ Nhân viên & Hành chính:

• Xử lý các tác vụ hành chính như thanh toán, chuẩn bị chứng từ và điều phối nội bộ. 
• Quản lý văn phòng phẩm, khu vực pantry và kiểm kê hàng tồn kho. 
• Sắp xếp hậu cần đi lại: đặt khách sạn, vé máy bay, hỗ trợ visa cho nhân viên và chuyên gia nước ngoài. 
• Hỗ trợ chuẩn bị cho nhân viên mới (thẻ ra vào, chỗ làm việc, v.v.). 
• Hỗ trợ nhân viên các thủ tục bảo hiểm và các quy trình nội bộ khác. 

Hỗ trợ Sự kiện & hoạt động gắn kết:

• Tổ chức các hoạt động nội bộ (sự kiện hàng tháng, lễ kỷ niệm, trang trí văn phòng). 
• Hỗ trợ các sự kiện lớn của công ty (kỷ niệm thành lập, hoạt động nhóm, hội thảo, v.v.). 
• Phối hợp với các phòng ban khác nhau để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. 

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Tốt nghiệp Đại học. 
• Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh tốt (cả nói và viết). 
• Có từ 2–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính văn phòng hoặc các vai trò tương đương. 
• Kỹ năng tổ chức, điều phối và giải quyết vấn đề tốt. 
• Có tư duy dịch vụ khách hàng, chỉ số EQ và kỹ năng giao tiếp tốt. 
• Chủ động, chú trọng đến chi tiết và có khả năng xử lý đa nhiệm 1 cách hiệu quả. 
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tổ chức và điều phối sự kiện. 
• Có kinh nghiệm làm việc tại các công ty quy mô 200+ nhân viên là một lợi thế. 
• Diện mạo và phong cách giao tiếp chuyên nghiệp. 
• Điểm cộng: Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường IT hoặc môi trường quốc tế; am hiểu về quản lý nhà cung cấp và vận hành văn phòng quy mô lớn. 

QUYỀN LỢI & MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC 

• Mức lương hấp dẫn, đánh giá hiệu quả công việc hai lần một năm, có lương tháng thứ 13, thưởng hiệu suất công việc, thưởng các ngày lễ, quà sinh nhật, thưởng thâm niên từ 3 năm làm việc lên đến 1.000$; 
• Lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng với các khóa đào tạo phù hợp, hỗ trợ toàn bộ chi phí cho các kỳ thi chứng chỉ liên quan đến chuyên môn; 
• Ngoài bảo hiểm y tế bắt buộc của nhà nước, nhân viên sẽ có thêm bảo hiểm sức khỏe AON (khi lên chính thức) và  bảo hiểm tai nạn (trong thời gian thử việc); 
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, cởi mở và năng động với các đồng nghiệp đến từ nhiều quốc gia khác nhau, khuyến khích trao đổi kiến thức và hỗ trợ cùng phát triển; 
• Bộ phận quản lý  thường xuyên trao đổi, chia sẻ về chiến lược, kế hoạch phát triển của công ty và các cơ hội mới cho nhân viên; 
• Không gian làm việc được trang bị các thiết bị hiện đại với các phiên bản phần mềm mới nhất; 
• Nhân viên và gia đình được công ty quan tâm, chăm sóc thông qua các hoạt động của Công đoàn; 
• Hàng năm được tham gia Summer kick-off tại các khu nghỉ dưỡng 5 sao; 
• Các hoạt động thể thao và văn hóa được tổ chức quanh năm để nâng cao sức khỏe thể chất, tinh thần của nhân viên, đồng thời tạo không gian gắn kết, giao lưu giữa nhân viên. 
• NICEF - quỹ từ thiện của Niteco - là nơi nhân viên tổ chức và tham gia các hoạt động thiện nguyện giúp đỡ những trường hợp kém may mắn tại Việt Nam.