PMO Assistant

Vai trò của Trợ lý PMO (Trợ lý Quản lý Dự án) là hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của phòng Quản lý Dự án và đảm bảo tuân thủ tuyệt đối quy trình PMO. Trợ lý PMO sẽ báo cáo với giám đốc PMO và chịu trách nhiệm về, nhưng không giới hạn ở:  

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Điều phối các hoạt động PMO

• Quản lý và cập nhật dữ liệu nhân sự, thông tin dự án hàng ngày, đảm bảo tính chính xác và sẵn sàng tra cứu
• Chuẩn bị báo cáo, tài liệu và những bài thuyết trình phục vụ quản lí và kinh doanh
• Hỗ trợ tổ chức và điều phối các hoạt động, cuộc họp, sự kiện, khóa đào tạo và kỳ thi nội bộ của PMO; theo dõi và triển khai các quyết định, kế hoạch hành động
• Lập và cập nhật kế hoạch phân bổ nguồn lực, cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng sử dụng và khả năng sẵn sàng của nhân sự
• Hỗ trợ đảm bảo tuân thủ các quy trình, thủ tục của PMO và chính sách quản trị của công ty trong các dự án

Hỗ trợ hoạt động Sale/Presales

• Là đầu mối liên hệ chính với bộ phận Sale/Presales Support: hỗ trợ đội ngũ Sales trong việc chuẩn bị hồ sơ đề xuất, tài liệu dự thầu, case study
• Hỗ trợ lập ước lượng chi phí, phương án nguồn lực và các tài liệu liên quan đến đấu thầu
• Soan, lưu trữ và quản lý hợp đồng, đề xuất, ước lượng chi phí và các tài liệu dự án có liên quan
• Quản lý, cập nhật hồ sơ năng lực, chứng chỉ và thông tin đào tạo của nhân viên liên quan đến dự án

Hỗ trợ và kiểm soát Quản lý bộ phận, Quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án

• Theo dõi tiến độ, chi phí và lợi nhuận dự án; phối hợp xử lý kịp thời các vấn đề, rủi ro phát sinh
• Hỗ trợ đảm bảo chất lượng dịch vụ/dự án theo cam kết với khách hàng
• Quản lý luồng giao tiếp, xử lý khi cần thiết
• Thực hiện công tác hành chính dự án: báo cáo thời gian làm việc, lưu trữ tài liệu dự án, tổng hợp báo cáo tiến độ 

Cung cấp dữ liệu và thông tin chính xác phục vụ công tác xuất hóa đơn, bao gồm báo cáo thời gian làm việc của các dự án liên quan.

Chủ động tham gia vào các hoạt động của Công ty nhằm xây dựng và phát triển văn hóa Niteco.

Thực hiện các công việc ad-hoc khác theo yêu cầu.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Có bằng cử nhân Đại Học  
• Thành thạo Tiếng Anh thương mại ở cả bốn kỹ năng: nói, nghe, đọc, viết; 
• Kỹ năng giao tiếp xuất sắc, có khả năng làm việc hiệu quả với các phòng ban chức năng khác nhau để làm việc hiệu quả trong các nhóm chức năng và các bên liên quan đa quốc gia 
• Có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc trong môi trường đa quốc gia là bắt buộc. Kinh nghiệm làm việc trong ngành CNTT là một lợi thế lớn 
• Kỹ năng tổ chức công việc vượt trội, kết hợp với khả năng làm việc nhóm tốt 
• Có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc cao 
• Tinh thần trách nhiệm và tính bảo mật cao 
• Chú ý đến chi tiết nhỏ 
• Chủ động và có tinh thần sáng tạo, dám nghĩ dám làm
• Ưu tiên: Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường trực ca/24/7 hoặc môi trường AMS (Application Management Services); quen với các Thỏa thuận Mức Dịch vụ (SLA) và quản lý sự cố/ thay đổi/ vấn đề. 

CHẾ ĐỘ PHÚC LỢI

• Mức lương hấp dẫn, đánh giá hiệu quả công việc hai lần một năm, có lương tháng thứ 13, thưởng hiệu suất công việc, thưởng các ngày lễ, quà sinh nhật, thưởng thâm niên từ 3 năm làm việc lên đến 1.000$; 
• Lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng với các khóa đào tạo phù hợp, hỗ trợ toàn bộ chi phí cho các kỳ thi chứng chỉ liên quan đến chuyên môn; 
• Ngoài bảo hiểm y tế bắt buộc của nhà nước, nhân viên sẽ có thêm bảo hiểm sức khỏe AON (khi lên chính thức) và  bảo hiểm tai nạn (trong thời gian thử việc); 
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, cởi mở và năng động với các đồng nghiệp đến từ nhiều quốc gia khác nhau, khuyến khích trao đổi kiến thức và hỗ trợ cùng phát triển; 
• Bộ phận quản lý  thường xuyên trao đổi, chia sẻ về chiến lược, kế hoạch phát triển của công ty và các cơ hội mới cho nhân viên; 
• Có cơ hội tham gia các hội thảo kỹ thuật toàn cầu; 
• Không gian làm việc được trang bị các thiết bị hiện đại với các phiên bản phần mềm mới nhất; 
• Nhân viên và gia đình được công ty quan tâm, chăm sóc thông qua các hoạt động của Công đoàn; 
• Hàng năm được tham gia Summer kick-off tại các khu nghỉ dưỡng 5 sao; 
• Các hoạt động thể thao và văn hóa được tổ chức quanh năm để nâng cao sức khỏe thể chất, tinh thần của nhân viên, đồng thời tạo không gian gắn kết, giao lưu giữa nhân viên. 
• NICEF - quỹ từ thiện của Niteco - là nơi nhân viên tổ chức và tham gia các hoạt động thiện nguyện giúp đỡ những trường hợp kém may mắn tại Việt Nam.